Бухгалтерский учет при УСН: что нужно знать организациям

Упрощенная система налогообложения (УСН) – это специальный режим для предприятий, который заменяет уплату налога на прибыль, НДС (кроме ввозного и налога на покупки у иностранных компаний) и налог на недвижимость (по основным средствам) одним налогом с выручки. Валовая выручка компании в течение года не должна превышать лимита, установленного законодательством РБ. Например, если выручка превысила лимит в 2025 году, применять УСН в 2026 году уже нельзя. Законодательством предусмотрены виды деятельности, при которых применение УСН не допускается. Например, сдача в аренду капитальных строений, которые не находятся в собственности организации, а также операции с цифровыми знаками – токенами.

Когда организации на УСН обязаны вести бухучет

По умолчанию на предприятии, работающем по упрощенной схеме налогообложения, обязанность вести бухучет при УСН заменяет Книга учета доходов и расходов. Однако существуют следующие исключения, когда организация должна вести бухгалтерию:

1. Превышение лимитов – если средняя численность работников превысила 15 человек или валовая выручка с начала года превысила установленные ограничения.
2. Обязательные категории компаний – независимо от выручки и численности сотрудников бухгалтерский учет нужен для акционерных обществ (ОАО), эмитентов облигаций, организаций, обязанных перечислять в бюджет часть прибыли, в также компаний, реализующих преференциальные инвестиционные проекты.

Право на УСН теряется при выручке 3 735 000 руб. (в 2026 г.). Но обязанность вести бухучет возникает уже при выручке 960 000 руб. – с начала года. То есть, если выручка предприятия 2 млн руб., то на УСН организация еще остается, но уже ведет бухучет. Если лимиты превышены, перейти на бухучет нужно не с текущего момента, а с месяца, следующего за кварталом, в котором произошло превышение. Пример: превышена выручка в феврале (1-й квартал); бухучет нужно начать вести с 1 апреля.

Как ведут бухгалтерию при УСН

Книга учета доходов и расходов – основной налоговый регистр для предприятий, работающих по УСН. В отличие от обычных бухгалтерских регистров (например, кассовой книги или журнала-ордера), которые ведутся для одной цели, эта Книга заменяет разные учетные формы и включает шесть обязательных разделов:

1. Раздел 1 – учет выручки. Главный раздел для расчета налога при УСН. Здесь фиксируются все поступления (доходы) кассовым методом (по факту оплаты).
2. Раздел 2 – учет налогового агента. Для расчета подоходного налога с зарплаты сотрудников и других выплат физическим лицам.
3. Раздел 3 – учет в ФСЗН. Для начисления страховых взносов в Фонд соцзащиты. Этот раздел часто ведется отдельно – на бумаге.
4. Раздел 4 – учет недвижимости. Для расчета налога на недвижимость по собственным капитальным строениям.
5. Раздел 5 – учет ввозного НДС. Для контроля за НДС при ввозе товаров из-за границы и покупках у иностранных компаний.
6. Раздел 6 – учет численности работников предприятия. Для контроля за средней численностью сотрудников.

Так как все эти данные собраны в единой Книге, директор или бухгалтер могут заполнить налоговую декларацию по УСН (по данным из раздела 1), подготовить отчеты в ФСЗН (по разделу 3), рассчитать налог на недвижимость (по разделу 4). Данные в Книгу вносятся в Личном кабинете плательщика на сайте МНС. Так как это официальный электронный сервис, информация из банка и ККС подгружаются в него автоматически.

Если бухучет не ведется, нужно правильно составлять и хранить все первичные учетные документы (договоры, накладные, акты) и соблюдать порядок ведения кассовых операций. Сроки хранения документов зависят от того, проводилась ли их проверка налоговым инспектором. Если проводилась – хранить не менее 5 лет после ее завершения. Если проверка не проводилась – хранить не менее 10 лет. Срок считается с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по документам. Уничтожение документов до истечения сроков грозит должностному лицу штрафом от 50 до 100 базовых величин.

Куда и в какие сроки сдавать отчетность при УСН

Налоговая отчетность подается в ИМНС по месту регистрации предприятия. Декларацию по налогу при УСН сдают ежеквартально, не позднее 20-го числа месяца, следующего за кварталом. Если объекта налогообложения в квартале не было, декларацию сдавать не нужно. Налог уплачивается до 22-го числа месяца, следующего за кварталом. Отчетность в Фонд соцзащиты подают ежеквартально в электронном виде. Сроки подачи те же, что и налоговой декларации.

Если организация обязана вести бухучет, то дополнительно сдается стандартный бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках (в ИМНС и Белстат) в сроки, установленные для общего режима. Также в ИМНС необходимо представить положение об учетной политике (в срок до конца месяца начала ведения учета). Для Белстат дополнительно готовится статистическая отчетность организации по установленной форме, например, годовая 1-мп (до 2 февраля) и квартальная 4-у.

Что важно знать руководителям компаний о бухучете при УСН

Если компания только что зарегистрирована, нужно успеть подать уведомление о переходе на УСН в налоговую инспекцию в течение 20 рабочих дней с даты регистрации. Учетную политику организации следует отправить в ИМНС в течение 30 дней с даты создания юрлица.

Если штат компании менее 15 человек, руководитель может вести бухучет самостоятельно. Но для этого ему необходимо иметь профильное образование и стаж работы от 3 лет.

При реорганизации компании организация-правопреемник теряет право на УСН, если валовая выручка реорганизованной компании превысила лимит за прошлый год. Также на общий режим налогообложения придется перейти, если у новой компании суммарная выручка превысит лимит в текущем году.

Целесообразность передачи бухучета на аутсорсинг при УСН

Ценность аутсорсинга – это возможность получить квалифицированную помощь без затрат на содержание штатного бухгалтера. В рамках абонентского обслуживания для компании на УСН выполняются следующие работы:

1. Ведение учета. Формирование Книги учета доходов и расходов, а при необходимости – и полноценный бухгалтерский учет.
2. Налоговый учет. Расчет и подготовка всех налоговых деклараций, в первую очередь – декларации по налогу при УСН.
3. Отчетность в фонды. Расчет и сдача отчетности в ФСЗН (форма 4-фонд, персонифицированный учет) и Белгосстрах.
4. Взаимодействие с госорганами. Аутсорсер может самостоятельно сдавать отчетность в ИМНС, ФСЗН и Белстат, а также отвечать на запросы контролирующих органов.
5. Кадровый учет. Начисление зарплаты, отпускных, больничных, ведение кадровых документов.
6. Бухгалтерская отчетность. Составление баланса и других форм отчетности, если организация обязана вести полноценный бухучет.

Кто может вести учет на аутсорсинге

По законам Республики Беларусь, руководитель компании имеет право передать ведение учета на договорной основе сторонней фирме или ИП. Услуги могут оказывать следующие субъекты:

1. Специализированные бухгалтерские компании (ООО, ЧУП), для которых ведение организации на УСН – основной вид деятельности.
2. Индивидуальные предприниматели с высшим образованием, дающим право работать главным бухгалтером. Стаж работы в области бухучета, отчетности или аудита не менее 5 лет. Отсутствие непогашенной судимости за экономические преступления.

При выборе бухгалтерской компании нужно обратить внимание на опыт ее сотрудников, наличие современного ПО (например, 1С), отзывы и условия договора, где должна быть прописана ответственность за ошибки. После оформления соглашения на услуги по бухгалтерскому учету специалист начинает работать с заказчиком – очно или онлайн. Бухгалтер может лично представлять интересы клиента в банках и госструктурах, для этого необходимо выписать доверенность.