Как восстановить бухгалтерский учет организации

Восстановлением бухгалтерского учета называют комплекс мер по приведению первичной учетной документации в порядок. Также требуется исправить ошибки в поданных в ФСЗН бумагах, пересчитать налоги, если бухучет велся неправильно.

В Беларуси документацию, относящуюся к бухучету, делят на 4 группы по назначению:

1. Распорядительные – приказы и распоряжения, которые разрешают, например, выделить с расчетного счета средства структурному подразделению предприятия для закупки необходимого оборудования или расходных материалов.
2. Оправдательные (первичные) – подтверждают факт проведения хозяйственных операций. Примеры: накладные, акты передачи денежных средств либо имущества компании физлицам или юрлицам, чеки, кассовые ордера.
3. Учетные регистры – сводные таблицы и журналы-ордера, куда передаются сведения из первичных документов: главная книга, оборотно-сальдовые ведомости.
4. Отчетные формы – бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, декларации, которые бухгалтер сдает в ИМНС.

Если бухгалтерскую документацию классифицировать по содержанию, то выделяют: материальные (для учета товаров и материалов: ТТН-1, ТН-2, приходные ордера), кассовые и банковские (ПКО, РКО, платежные поручения, выписки банка, подтверждающие движение денег), расчетные (платежные ведомости, больничные), группировочные документы (ведомости начисления амортизации, резервов, переоценки ценностей). Некоторые формы для этих документов утверждены законодательно, а другие бухгалтер вправе разработать сам.

В Беларуси с 2021 года бухгалтер в ряде случаев имеет право не создавать бумажный документ, если у организации есть электронный счет-фактура (ЭСЧФ) и электронная накладная. Электронные форматы, например, ЭСЧФ, ЭТТН, дополняют бухучет, не отменяя обязанность иметь первичку в бумажном виде: договоры, акты.

Большинство актов, отчетов, приказов должно содержать типичные для них реквизиты: название, дату, перечень участников сделки, сумму средств (если речь о перечислении денег), подписи. Перечень обязательных реквизитов указан в Законе Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности», в статье 10 для первичных, в статье 11 для регистров учета. Без этих сведений инспектор налоговой службы аннулирует документ, расходы организации в ее хозяйственной деятельности учтены не будут.

Сроки хранения документов бухгалтерии:

1. Первичные документы (накладные, акты, ПКО, выписки) – хранятся 3 года после проверки или 10 лет, если проверки не было.
2. Учетные регистры (книги доходов и расходов) – 3 года после проверки или 10 лет без нее.
3. Годовая отчетность (баланс) – не менее 10 лет.
4. Бланки строгой отчетности (ТТН-1, квитанции) – хранят в течение месяца после завершения налоговой проверки.

За уничтожение или сокрытие документов из бухгалтерии положен штраф от 50 до 100 базовых величин. За утрату бумаг из-за необеспечения их сохранности на руководителя организации налагают штраф от 4 до 35 базовых величин.

Процесс утилизации бухгалтерской отчетности регламентирован – руководитель предприятия сначала должен создать комиссию, которая будет заниматься изучением бумаг из бухгалтерии. Председатель комиссии составляет акт о выделении бухгалтерской отчетности для ее уничтожения, причем срок хранения бумаг должен истечь к 1 января того года, когда составляется акт. Документация уничтожается физически, например, шредером или сдается в переработку.

Когда требуется восстановление бухгалтерского учета в организации

Процедура требуется в случае утраты или порчи бумаг из-за пожара, технического сбоя (если речь об отчетности в электронном виде) или недобросовестности сотрудников бухгалтерии. Восстановление также необходимо при длительном перерыве в ведении учета, например, при смене или отсутствии главного бухгалтера. Восстановление бухгалтерской отчетности выполняется, если выявлены систематические ошибки в ведении учета и расчете налогов.

Как проходит процесс восстановления бухучета

Процесс восстановления бухучета необходим для исправления ошибок в документации, создания копий некоторых утраченных бумаг – для формирования новой, достоверной отчетности. Восстановление бухучета – это комплексная работа. В ее рамках решаются две задачи. Восстановление документов «первички» – это сбор копий утраченных накладных, актов и выписок у контрагентов и в банке. По закону заново создать утраченный первичный документ нельзя, он составляется один раз при совершении операции, можно лишь восстановить информацию из утраченной бумаги. Вторая задача – восстановление учетных данных и отчетности. Это исправление ошибок в проводках и пересчет налогов, когда документация есть, но учет велся неверно.

Восстановление бухгалтерии проводится в 4 этапа:

1. Анализ ситуации – оценивается объем работ и выявляются допущенные ошибки, определяется, какие документы отсутствуют.
2. Восстановление первички. Запрашиваются копии утраченных накладных, актов и выписок у контрагентов и банков.
3. Инвентаризация. Проверяется фактическое наличие имущества и все расчеты сверяются с налоговой.
4. Исправление ошибок. Вносятся корректировки в учетные регистры, и, если необходимо, в налоговую подаются уточненные декларации.

Какие документы нужны для восстановления бухучета

Для начала процедуры потребуются все сохраненные документы. Следует собрать следующие бумаги:

1. Учредительную документацию.
2. Договоры с поставщиками и клиентами.
3. Банковские выписки и кассовые документы.
4. Налоговые декларации и отчеты в ФСЗН за прошлые периоды.
5. Акты сверок с контрагентами.

Как избежать повторных проблем с бухгалтерией

Чтобы не оказаться снова в ситуации, когда требуется восстанавливать бухгалтерский учет, нужно настроить на предприятии регулярный внутренний контроль. Например, отдать приказ главному бухгалтеру сдавать ежемесячные отчеты руководству компании. При смене бухгалтера обязательно проверять правильность сдачи дел увольняющимся сотрудником новому работнику с обязательной сверкой данных. Дополнительно следует создать цифровой архив всех документов, чтобы защитить данные от потери. Этот архив нужно обновлять раз в месяц.

Если поручить сторонней компании бухгалтерский учет, это позволит снизить расходы организации на сотрудников бухгалтерии. Согласно ст. 6 Закона «О бухгалтерском учете и отчетности», руководитель организации может передать ведение учета сторонней компании или ИП-бухгалтеру.

Для передачи прав на ведение бухгалтерии необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать компанию, учитывая опыт ее специалистов, репутацию.
2. Согласовать объем услуг, например, полное ведение или отдельные услуги по бухучету, а также формат работы: очный, дистанционный.
3. Заключить договор. В документе должен быть четко прописан перечень услуг, сроки их предоставления, стоимость, ответственность исполнителя за ошибки.

Оказание бухгалтерских услуг будет предоставляться согласно договору после передачи исполнителю пакета документов: учредительных (для ООО), свидетельства о регистрации в налоговой и постановки организации на учет в госорганах, данных о системе налогообложения (УСН, ОСН). Также аутсорсеру нужно передать доступ к электронным сервисам предприятия и к личному кабинету банк-клиента.